Le format PDF est de plus en plus utilisé par les entreprises de toutes tailles ainsi que par les professionnels indépendants car, et nous allons le découvrir dans cet article, il s’agit d’un format informatique très pratique pour rédiger et envoyer des documents, pour favoriser le travail collaboratif, pour recueillir la signature électronique d’un client, pour numériser des documents (devis, factures …)
Les fichiers PDF en entreprise
La plupart des entreprises utilisent des fichiers au format PDF car ils offrent de nombreux avantages :
Tout d’abord, il s’agit d’un document qui s’affichera de la même façon, qu’on l’ouvre depuis un PC, un Mac, un smartphone, ou une tablette. En effet, contrairement aux documents Word notamment, sa mise en page restera identique, quelle que soit la résolution de l’écran, le système d’exploitation ou le navigateur web utilisé. Ensuite, un fichier PDF est difficilement modifiable, et peut même être protégé par un mot de passe, ce qui protège les entreprises de nombreuses fraudes potentielles.
Un PDF peut contenir différentes informations, comme du texte, un tableau, des graphiques, des images, des liens hypertextes, des boutons cliquables, des formulaires … Cela le rend très pratique, d’autant qu’il s’agit d’un fichier qui prend peu de place, et qui même être compressé si besoin. La taille d’un fichier PDF est généralement inférieure à quelques Mo, ce qui rend son coût de stockage négligeable.
Le PDF (ou Portable Document Format), c’est un format universel développé par la société Adobe et rapidement adopté par tout le monde : particuliers, entreprises, associations, administrations … La plupart des appareils fixes (ordinateurs) ou mobiles sont équipés de liseuses de PDF et peuvent donc les afficher nativement, sans avoir à installer un logiciel spécifique. Le format PDF est un format informatique ouvert qui s’est bonifié avec le temps, car il a connu de nombreuses évolutions depuis sa création en 1993, ce qui lui a permis de gagner de nouvelles fonctionnalités, d’améliorer sa sécurité …
Enfin, le format PDF offre des avantages très spécifiques pour les entreprises et les professionnels :
- C’est le format le plus utilisé quand on veut numériser un document papier
- On peut facilement convertir des documents (en format Word par exemple) en PDF
- Le PDF permet de gérer et de sécuriser la signature électronique (utile pour un devis, une facture, un contrat …)
- Il est équipé d’un système de gestion des droits numériques (DRM) pour limiter sa lecture ou sa modification
- Il permet la reconnaissance optique des caractères (OCR)
- Il permet de nombreuses formes d’automatisation (comme la génération de factures)
Pour toutes ces raisons, on estime que le format PDF représente l’avenir des flux de gestion de documents ! On peut l’utiliser pour toute sorte de documents : dossier de presse, plaquette commerciale, présentation marketing, book, livret technique, contrat, devis, facture, présentation de produit, notice d’utilisation …
Les outils pour modifier un PDF
Comment modifier un PDF ?
On peut éditer un fichier PDF avec Adobe Acrobat Pro, un logiciel relativement coûteux (23,99 euros par mois) ou en faisant appel à un service en ligne plus économique comme PDFSmart :
- Rendez-vous sur le site de PDFSmart et choisissez l’onglet « Editer un PDF »
- Glissez-déposer le fichier PDF que vous voulez modifier dans le navigateur
- PDFSmart vous propose de modifier le texte, les images, la mise en page … Vous pouvez ajouter des éléments, supprimer des éléments, changer les couleurs et la typographie … Vous pouvez aussi faire pivoter une page d’un fichier PDF pour qu’il soit bien orienté lors de l’affichage.
Comment fusionner des fichiers PDF ?
Fusionner deux, trois, quatre (ou plus) fichiers PDF ensemble, c’est possible ! C’est une fonctionnalité proposée par ce service en ligne : il suffit d’uploader vos fichiers et en quelques secondes, il vous proposera d’envoyer par mail le fichier combiné !
Comment diviser un fichier PDF ?
Si on peut fusionner des fichiers PDF entre eux, on peut aussi les diviser : chaque page contenue dans votre fichier pdf sera alors séparée des autres pour devenir un pdf indépendant.
Comment compresser un fichier PDF ?
Comme tous les formats de documents, un PDF va devenir de plus en plus lourd quand on ajoute des médias (photos …), mais il est heureusement possible de diminuer sa taille en la compressant. Concrètement, un logiciel comme PDFSmart va analyser son contenu et compresser le pdf avec un minimum de perte tous les médias présents dans le fichier.
Les outils pour convertir un PDF
Comment convertir un fichier Word en PDF et inversement ?
Vous avez rédigé le contrat de votre client dans Word et vous souhaitez lui envoyer sans qu’il puisse le modifier ? Le plus simple est de convertir votre fichier Word en fichier PDF, avec un service en ligne comme PDF Smart :
PDFSmart.com va télécharger le document original sur son serveur, le convertir et le sécuriser avant de vous proposer de le télécharger dans son nouveau format en PDF.
Comment convertir un fichier PowerPoint en PDF et inversement ?
Vous voulez partager une présentation PowerPoint avec vos équipes, mais elle est trop lourde pour être attachée en pièce jointe d’un email ? Pas de problème avec PDF Smart, qui va convertir chaque diapositive, les compresser et les rassembler dans un seul fichier PDF.
Comment convertir un fichier Excel en PDF et inversement ?
PDFSmart.com est bien sûr capable de convertir un fichier Excel en PDF, et inversement convertir un PDF en tableur Excel !
Comment convertir une image en PDF et inversement ?
Les photographes, les agences de communication et les départements marketing des grandes entreprises vont adorer cet outil qui permet de convertir une image du format .webp ou .webp vers un format .pdf !
PDFsmart : prix
PDFsmart propose trois formules d’abonnement pour les entreprises :
- Accès 1 semaine limitée : 1,00 euro la première semaine, puis abonnement de 29,90 euros par mois si vous ne résiliez pas avant 7 jours.
- Accès 1 semaine illimitée : 1,99 euros la première semaine, puis abonnement de 29,90 euros par mois si vous ne résiliez pas avant 7 jours.
- Accès 1 an illimité : 79,00 euros
Cette offre à reconduction automatique nous semble la plus intéressante pour une entreprise car elle permet d’utiliser tous les outils pendant 1 an et de partager un compte avec 10 utilisateurs au maximum.
